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第四章　商務書信

第一節　基本禮儀S

隨著通信手段的增多，如今很大一部分人已經不再通過書信和外界聯絡了，不過作為敬語的一部分，書信的寫法以及書信里出現的特定短語以及季節用語還是很重要的。日本是講究禮節和倫理的國家，在寫商務書信時當然也有許多細節需要注意，以下是商務書信的基本禮儀及注意事項。

書寫商務書信的目的就是要正確、準確地傳達內容。因此一目了然的格式可以讓書信達到事半功倍的效果。同時，書寫的文章內容也必須簡潔易懂。書信的格式有時依各公司規定的不同，可能有不同的固定格式，但寫商務書信時必須留意以下的禮儀：

1　一張紙一件事

商務書信的內容請盡量于一張紙的格式內交代完畢。

2　標題

為了讓收件人能清楚知道主題，請以“關于……”（～について）為標題，清楚表明主題。

3　清楚書寫5W2H

When（何時）展示會、銷售會、交貨、截止日期，以及催款的日期等。

wher（何地）所在地、舉行地點、寄件處等。

Who（誰）發信人、收信人的名字或職責。

Why（為什么）寄送書信的理由。

What（什么事）書信的主題、內容等。

How（如何做）為了執行書信內容的方法、手段、過程等。

How much/many/long（多少錢／多少個／多久）價格、經費、數量、天數、時間等。

4　簡潔的書信內容

首先，先從結論開始書寫。不需要多余的裝飾用詞，但對于對方的敬意絕不能馬虎。文章盡量簡短，可條列式書寫日期、地點、重點等，能更有效發揮書信的效果。

5　配合發信日期挑選適當的季節問候用語

書寫原稿的日期不一定和發信日期一致。此時要配合發信日期挑選適當的季節問候用語。同時，在書寫商務書信時請避免出現抒情的語句。

6　署名處蓋印章

（1）同時蓋上公司章與職務章

橫山株式會社　　橫山

代表取締役　　　星野　潤　

（2）只蓋公司章

橫山株式會社　　橫山

（3）只蓋職務章

橫山株式會社

代表取締役　　　星野　潤　

7　對收信人的敬稱

商務書信不只發給公司組織內特定的個人，也可能發給整個組織，或者組織內特定的一群人，因此要注意以下敬稱。

8　考慮閱信者的立場

商務書信的內容必須正確地傳達給對方。一般說來，閱信人不會一個字一個字地來理解文意，而是以整篇文章來理解文意的，因此請避免使用特殊的字體，而應該使用易懂的字體及固定的格式，讓雙方的溝通更方便。

9　把握時機

發送商務書信的時間是相當重要的。仔細調查好何時是發“邀請信”、何時是發“抗議信”的時機，把握時機發信就能收到更好的效果。

10　正確使用敬語

正確使用敬語可以讓對方更能接受商務書信的內容，多余的敬語只會招致對方不悅，甚至有損自己的氣質。使用時請注意簡潔又不失禮貌的原則，在商務書信中使用的敬語基本用語如下：